Föreningen

Aros Motorveteraner (AMV) är en kulturell ideell allmännyttig förening, som verkar för att främja motorhistoriska intressen och för att bevara motorhistoriskt material. AMV bildades 1977, och har nu drygt 400 medlemmar. Medlemmarna bevarar och brukar sina motorhistoriskt, och även industrihistoriskt, intressanta fordon.

Medlemsregister

AMV har ett medlemsregister med personuppgifter för att veta vilka som är medlemmar, och för att till dessa medlemmar kunna skicka ut information via vanlig post eller e-post. Medlemsregistret innehåller uppgifter om namn, postadress, epostadress, telefonnummer, inträdesår och födelsedatum. Dessutom innehåller registret uppgifter om respektive medlems innehav av historiskt fordon; Fabrikat, modell, årsmodell, skick och eventuellt registreringsnummer. (Uppgifter om bruksfordon tas inte med). Ingen registrering av andra uppgifter finns i vårt medlemsregister förutom några få uppgifter av administrativ karaktär, som används för att hålla reda på om en medlem betalt årsavgift.
Ingen informationsinsamling sker från andra register, inte heller bedrivs informationsutbyte med andra register.

Insamling av personuppgifter (källa)

När personen anmäler sig som medlem, så fyller personen själv i aktuella uppgifter om namn, postadress, e-postadress, telefonnummer och födelsedatum. Dessutom anger personen sitt eventuella fordonsinnehav (Inga uppgifter hämtas av klubben från Transportstyrelsens fordonsregister).
Det är medlemmen själv som står för uppgifterna som förs in i medlemsregistret och har godkänt (samtyckt till) att de förs in i medlemsregistret, och används för utskick av information och tryckning av matrikel (inklusive uppgifter om fordonsinnehav).

Användning av uppgifter i medlemsregistret

Uppgifter i registret används i första hand för utskick av information till medlemmarna.
Om medlemmen så önskat skickas e-post automatiskt när en ny aktivitet skapats på klubbens hemsida.
En klubbtidning, Fjäderbladet, skickas ut 4 ggr/år via post. På samma sätt skickas inbetalningskort med förtryckta uppgifter för medlemsavgift.
I princip vart tredje år trycks en matrikel med kontaktuppgifter om varje medlem och medlemmens fordonsinnehav.

Tillgång till uppgifter i medlemsregistret

Tillgång till medlemmens kontaktuppgifter i registret får respektive medlem genom inloggning till den slutna delen av klubbens hemsida www.arosmotorveteraner.se, där varje medlem har ett unikt lösenord.

Ändringar i medlemsregistret

Varje medlem får själv begära uppdatering av sina uppgifter, genom att meddela registeransvarig (registrator@arosmotorveteraner.se). Dessutom skickas aktuell information i medlemsregistret, ut till varje medlem inför en ny utgåva av föreningens matrikel, för uppdatering av informationen (främst för fordonsinnehav).
När en medlem avlider, eller säger upp sitt medlemskap, så tas uppgifterna om den medlemmen bort från medlemsregistret.
Föreningens registrator, registrator@arosmotorveteraner.se är ansvarig för att uppgifter förs in i och tas bort ur registret.

Förvaring av medlemsregistret

Det kompletta registret finns i en dator hos registrator@arosmotorveteraner.se.
Backup av dess innehåll hanteras lokalt av registrator.
Registret med kontaktuppgifter, som finns på hemsidan, hanteras på servrar av leverantören Crystone.

Hemsida och Sociala medier

Den öppna delen av AMVs hemsida, www.arosmotorveteraner.se, innehåller information om föreningen, om kommande arrangemang, och om föreningens fordon.
Några fordon som tillhör AMVs medlemmar kan visas på hemsidan. I möjligaste mån är registreringsskyltar maskerade. Länkar finns också till presentationer på Youtube.
Publicering av filmer på Youtube följer reglerna som anges av Youtube.
Facebookgruppen ”Aros Motorveteraner” är en grupp på Facebook med avsikten dels att nå våra medlemmar som är aktiva på Facebook, dels att informera icke medlemmar om föreningens verksamhet. Publicering av text och bilder ska följa de regler som gäller för Facebook. Gruppen har en ”moderator”, facebook@arosmotorveteraner.se för att säkerställa att reglerna för Facebook efterlevs och att gruppen verkar i föreningen anda.

Anmälan av personuppgiftsincidenter

Om föreningen upptäckt dataintrång, eller på annat sätt förlorat kontrollen över de personuppgifter som handläggs, så är det registrator@arosmotorveteraner.se som har uppgiften att snarast anmäla incidenten till datainspektionen.
2018-06-01